Legal tech | 3 oktober 2022

Blog ICTRecht: Tackle de Woo met technologie!

De Wet openbaarheid van bestuur (hierna: Wob) is jarenlang een forse uitdaging geweest voor overheidsjuristen. Waar dit voorheen een vooral handmatige activiteit is geweest, ontstaan er tegenwoordig vormen van technologie voor deze werkzaamheden. Deze technieken komen goed van pas bij de sinds 1 mei 2022 geldende Wet open overheid (hierna: Woo).

In onze vorige blog heb je kunnen lezen over de mogelijkheden van eDiscovery. In deze blog ga ik dieper in op de kansen die er liggen voor overheidsorganisaties, die naleving van de Woo een stuk gemakkelijker maken. Tenslotte introduceren wij Indica als technologie partner in deze blog. Indica levert de software waar we in deze blog over schrijven en is wat ons betreft een echte gamechanger met hun technologie. ICTRecht en Indica hebben de afgelopen periode hard gewerkt aan een gezamenlijke dienstverlening. Deze dienstverlening wordt zeer binnenkort gelanceerd.

Wat is het verschil tussen de Wob en Woo?

Anders dan de Wob verplicht de Woo overheidsorganisaties niet alleen te voldoen aan een passieve openbaarmakingsplicht, maar ook aan een actieve openbaarmakingsplicht. Met andere woorden betekent dit dat overheden niet alleen op verzoek informatie moeten verschaffen, maar ook actief informatie openbaar moeten gaan maken. Deze verandering heeft met het oog op de hoeveelheid informatie best wat voeten in de aarde en zal dan ook vanaf 2023 gefaseerd en stapsgewijs worden ingezet. Het is uiteindelijk de bedoeling dat alle informatie voor iedereen toegankelijk is op het gezamenlijke platform open.overheid.nl.

Welke verplichtingen zijn er vanuit de Woo?

De Woo regelt het recht van burgers op overheidsinformatie en om dat goed te kunnen regelen moeten overheidsorganisaties voldoen aan bepaalde verplichtingen. Hieronder vallen de passieve en als nieuwkomer, de actieve openbaarmakingsplicht. Daarnaast zijn er meer verplichtingen waar overheidsorganisaties aan moeten voldoen in het kader van informatieverstrekking, namelijk:

  • Overheden zijn verplicht ten minste één contactpersoon aan te wijzen bij wie men terecht kan met een Woo-verzoek.
  • Woo-verzoeken dienen binnen maximaal vier weken afgehandeld te worden. In sommige gevallen is verlenging van de termijn met twee weken mogelijk.
  • Stukken moeten indien van toepassing geanonimiseerd worden. Zo moeten persoonlijke beleidsopvattingen en andere (niet-relevante) gegevens zwart gelakt worden, alvorens de stukken verstrekt worden. Ook moet de reden van het zwart lakken erbij staan.
  • Woo-verzoeken dienen elektronisch te kunnen worden ingediend.
  • Overheden moeten zich inspannen om duurzame toegankelijkheid van documenten te waarborgen.

Wat is het probleem in de praktijk?

Als je denkt aan overheidsinformatie, dan kun je je vast voorstellen dat het om erg veel data gaat. De Woo verdeelt overheidsinformatie onder in verschillende categorieën, zoals onder meer onderzoeksrapporten en wetten. Het gaat in de praktijk dan ook om zeer veel en verschillende soorten stukken, waardoor naleving van de Woo per definitie een omvangrijke klus is. De actieve openbaarmakingsplicht wordt immers niet zomaar gefaseerd en stapsgewijs ingevoerd, maar ook de verzoeken tot informatieverstrekking brengen voor overheden nog altijd een hoop werk met zich mee.

Overheidsorganisaties ontvangen dan ook veelvuldig Woo-verzoeken, die ze binnen vier weken moeten afhandelen. Op het moment dat er een dergelijk verzoek binnenkomt, bijvoorbeeld een verzoek om informatie over een bepaald wetsvoorstel, is het dus zaak om binnen afzienbare tijd alle relevante stukken bij elkaar te zoeken. De eerste uitdaging is dan al het weten welke stukken relevant zijn om te beantwoorden aan het verzoek en waar deze überhaupt te vinden zijn.

Als alle relevante stukken uiteindelijk zijn verzameld, dan is de volgende belangrijke taak om alles zorgvuldig door te lezen op zoek naar persoonlijke beleidsopvattingen en andere gegevens. Dergelijke inhoud moet namelijk gelakt worden, alvorens de stukken verstrekt kunnen worden aan de verzoeker. Het liefst dient er ook nog onderbouwd te worden waarom bepaalde tekstgedeeltes zijn weggelakt.

Het met de hand verzamelen en lakken van de stukken zijn tijdrovende klussen en wat mij betreft echt verleden tijd. Er zijn namelijk veel efficiëntere manieren voor het afhandelen van Woo-verzoeken.

eDiscovery tools brengen orde in de chaos!

Om te beginnen kan een eDiscovery tool vliegensvlug zoeken in alle databases. Zelfs dan brengt het in beginsel nog een wirwar aan allerlei stukken teweeg. Door filters te gebruiken, kun je bovendien in een mum van tijd alle relevante stukken op orde hebben die nodig zijn voor een bepaald Woo-verzoek. Daarnaast biedt het ook voor mensen zonder inhoudelijke vakkennis de mogelijkheid om Woo-verzoeken af te handelen. Het werkt dus niet alleen sneller, maar het werk kan ook meer onderverdeeld worden.

Daarnaast werken eDiscovery tools met kunstmatige intelligentie (AI), waarmee stukken voortaan automatisch kunnen worden gelakt. In plaats van de stukken zorgvuldig door te lezen, hoef je ze dan alleen nog maar te scannen. Zeker in combinatie met het vliegensvlug zoeken en vinden van stukken bespaar je dus veel kostbare tijd. Die kostbare tijd kun je vervolgens inzetten voor het afhandelen van meer Woo-verzoeken of andere inhoudelijke werkzaamheden.

Verder bieden eDiscovery tools ook de mogelijkheid tot het maken van interne workflows. Dit betekent dat je met zo een tool bepaalde taken aan bepaalde personen kunt toewijzen. Als een Woo-verzoek binnenkomt bij een contactpersoon en alle relevante stukken zijn verzameld, dan kan bijvoorbeeld aan een ander de taak tot lakken worden toegewezen. Ook zou er tot slot nog een review kunnen plaatsvinden door een bepaald persoon, alvorens de stukken worden verstrekt aan de verzoeker. Hoe dan ook kunnen op die manier interne workflows naar wens van de organisatie worden ingedeeld.

eDiscovery tools werken dus als het gaat om datamanagement beter, efficiënter en sneller. Dit creëert meer tevredenheid bij mensen en draagt uiteindelijk sterk bij aan een opener overheid, hetgeen altijd het doel is geweest van de wetgeving.

Samenwerking ICTRecht en Indica

ICTRecht werkt exclusief samen met Indica op het gebied van de Woo. Deze samenwerking is ontstaan uit een gezamenlijke visie op technologie en juridische werkprocessen. Indica levert software aan zowel rijks- als lokale overheden om het Woo proces (gedeeltelijk) te automatiseren met behulp van de hierboven omschreven software. ICTRecht zorgt voor een succesvolle implementatie van de software en levert de benodigde ondersteuning voor het inhoudelijke proces. Zeer binnenkort lanceren wij deze gezamenlijke dienstverlening officieel die voortvloeit uit onze samenwerking.

Nu al meer weten over de gezamenlijke dienstverlening vanuit ICTRecht en Indica? Neem dan contact op met Koen van Jaarsveld van ICTRecht ([email protected]) of met Joost Rutgers van Indica ([email protected]).